Онлайн система обробки заявокКларис - автоматизована web система, що забезпечує швидку реєстрацію та обробку заявок різного призначення співробітників компанії чи ваших клієнтів.

Є ряд галузевих рішень, форма заявки є індивідуальною для кожного Замовника.

Як приклад можна навести такі з системи обробки заявок:

• Система обробки заявок клієнтів у частині бізнес-процесів, що стосуються придбання клієнтом послуг, контролю якості послуг, роботи з претензіями тощо.
• Система управління заявками на оплату: автоматизація бізнес-процесів процесів ініціювання, узгодження та контролю за виконанням платежів.
• Система реєстрації, обробки та зберігання запитів користувачів служби технічної підтримки - Service Desk
• Система підтримки виконання заявок співробітників компанії в рамках АХО (заявки на закупівлю обладнання, бронювання переговорних, замовлення автомобіля, виділення корпоративних ресурсів та ін.).
• Система підтримки кадрового документообігу: заявки на відпустку, приймання роботу чи звільнення тощо.

Ви можете подивитись демо приклад заразта отримати доступ до ПОВНИЙверсії Web системи для роботи із заявкамиза 1 хвилину.

Отримати більше інформації про систему автоматизації обробки заявок, спробувати в роботі наш Web сервіс можна на сайті Кларіс Service Desk.

Чому АльтСофт?

• компетенція, досвід з 1993 року, готові напрацювання
• більше 180 успішних проектів з автоматизаціїсистем управління на промислових підприємствах, у холдингах, бізнес-центрах, проектних інститутах, державних установах
• конкурентні ціни, стислий термін.
• впроваджені проекти з розробки програм на замовлення
• можливість отримати комплексне рішення

• 1С: Управління невеликою фірмою
• 1С:Бухгалтерія
• Microsoft Excel
• Photoshop
• Яндекс.Маркет
• Вконтакте

У момент зростання багато компаній стикаються з тим, що зі збільшенням кількості замовлень розтягується і час на їхню обробку. Задіяні у цих процесах співробітники не встигають все фіксувати чи заносять потрібну інформацію над ті документи. У московській компанії Virtuality Club у якийсь момент зрозуміли, що витрачають більше часу на адміністрування, ніж розвиток своїх продуктів. Виходом стала автоматизація. "Тепер ми працюємо менше, а заробляємо більше", - каже Максим Вергазов, засновник компанії Virtuality Club. Про те, як контролювати всі процеси за допомогою одного програмного рішення підприємець розповів порталу сайт.

31 рік, засновник та комерційний директор компанії Virtuality Club. Освіта: економічний факультет Ташкентського інституту іригації та меліорації. Компанія Virtuality Club займається продажем різних пристроїв та атракціонів віртуальної реальності, розробкою програмного забезпечення для них та наданням послуг у цій сфері. У компанії є два розважальні клуби віртуальної реальності в Москві і кілька відкритих по франшизі в регіонах.

Навіщо знадобилася автоматизація

Компанія Virtuality Club у 2016 році розширилася до чотирьох ігрових клубів віртуальної реальності. Крім того, вона продає через інтернет-магазин та здає в оренду свої 3D-атракціони, а також створює для них програмне забезпечення.

У 2016 році суттєво зросла кількість замовлень. З економічної точки зору це, звичайно, позитивне явище. Але в обробці замовлень доводиться задіяти все більше співробітників, і це, як з'ясувалося, стало на заваді розвитку.

У моменти пікових навантажень співробітники не завжди встигали заносити всі дані до таблиці Excel. Через це не було зрозуміло, за якими замовленнями вже надійшла оплата, кому з клієнтів відвантажили товар, а кому ні. Не було ясності й щодо актуального асортименту товарів на складі, бо частину з нього вже сплатили, але відповідні відомості ще не встигли зафіксувати. Інформація зберігалася розрізнено, і керівництву було проблематично зібрати всі необхідні відомості для аналітики.

Заявки із сайту компанії приходили на електронну пошту. Запис на сеанс гри, заявки на оренду обладнання для виїзних заходів чи ігрового залу, запит на придбання франшизи тощо. – на день таких заявок буває до 50 одиниць. І потім у робочих чатах та електронною поштою співробітники вирішували, хто з них візьме, обробить замовлення і вестиме його далі.

Усі таблиці та документи були розрізнені. А єдиної бази, в якій би вівся облік усіх товарів, замовлень та фінансів, не існувало

Це призводило до постійних питань між співробітниками та роз'ясненнями керівництва про те, що слід і чого не слід робити. І в якийсь момент стало ясно, що працювати в такому режимі стає непродуктивно: занадто багато часу витрачається на виконання типових робочих процесів та отримання потрібної інформації.

У компанії Virtuality Club б проБільшість замовлень відвантажується не як у роздрібних магазинах, коли клієнт відразу оплатив покупку і відразу отримав товар. Тут на обробку замовлення може витрачатись від 1 до 7 днів. Був потрібний механізм резервування, при якому було б видно актуальну наявність товарів на складі. Це виключило б ситуацію, коли він одного дня збирали замовлення, але в момент відвантаження потрібних товарів був у складі. Хоча у таблицях залишків цей товар вважався.

Першочерговим було завдання обробляти замовлення з найменшою кількістю дій та у правильному порядку: починаючи від контактів клієнтів і закінчуючи оцінкою якості та швидкості роботи менеджерів.

Одне рішення для всіх завдань

Компанія Virtuality Club стала шукати продукт, який би об'єднував у собі оперативний облік товарів, фінансів, замовлень і клієнтів. Як таке продукти вибрали «1С: Управління невеликою фірмою 8», а підрядником для його встановлення у хмарі – компанію RG-Soft. Вона була обрана з багатьох компаній, що пропонують послуги з оренди серверів в 1С, через швидкість обробки запитів і співвідношення «ціна/якість».

Продукт компанії «1С» було обрано, тому що його конфігурація підходила Virtuality Club з кількох причин:

наявність мобільного додатка для ведення оперативного обліку;

наявність CRM;

велика кількість попередньо встановлених звітів;

наявність інтеграцій з популярними CMS сайтами, системами аналітики, АТС;

наявність модуля "Виробництво";

можливість вести управлінський облік.

У процесі застосування стало зрозуміло, що можливостей базової версії програмного продукту не вистачає на вирішення інших проблем. Зокрема, в компанії хотіли автоматизувати обробку вхідних дзвінків та замовлень, заявок із сайту. Для вирішення цих завдань до «1С:УНФ» було інтегровано панель телефонії та оброблювача, який вивантажував до бази УНФ усі завдання на роботу.

Також у компанії хотіли відстежувати ефективність рекламних компаній. Для цього впровадили новий модуль, завдяки чому всі заявки із сайту чи дзвінки потрапляли до «1С:УНФ» з ідентифікатором рекламного джерела, з якого прийшов клієнт.

Автоматизація тривала протягом року і виявилася глобальнішою, ніж передбачали на початковому етапі компанії Virtuality Club.

Результати: продажів більше, роботи менше

Функція «Робочі процеси», яка з'явилася в «1С:УНФ», дозволяє повідомляти співробітників про необхідність взяти на себе конкретне замовлення та виконувати необхідні дії. Зараз все це відбувається в єдиній системі, а раніше - у вигляді листування поштою з обов'язковим копіюванням листа в кількох робочих чатах. Тепер не витрачається час співробітників на передачу інформації на замовлення один одному.

Ця функція дозволяє автоматично повідомляти клієнтів про роботу над їх замовленням. Вони завдяки оповіщенням знають, що замовлення прийнято в обробку, а також про всі зміни його стану. Співробітникам компанії тепер не треба витрачати час на дзвінки з такою інформацією.

Менеджери мають актуальну інформацію про залишки товару на складі. Завдяки налаштованому бізнес-процесу резерв товару виставляється тепер у програмі автоматично. Якщо виникає необхідність забезпечити термінове постачання вже зарезервованого товару, він може бути змінений відповідальною особою. Але за будь-якої ситуації в компанії не втрачають контроль над залишками та поставками.

Робота з вхідними дзвінками у Virtuality Club теж зазнала змін. Відповідаючи на дзвінок нового клієнта, програма автоматично спливає вікно для введення та збереження всієї необхідної інформації про нього. Якщо клієнт вже звертався до компанії, то у базі «1С: УНФ» автоматично з'являється його картка. Це дозволяє менеджеру звернутися до клієнта на ім'я та побачити історію його замовлень.

У програмі можна зафіксувати розмову та за необхідності прослухати її. Ця функція виявляється затребуваною, коли потрібно згадати останні домовленості з клієнтом. Особливо вона актуальна, якщо над замовленням працювали кілька менеджерів.

Якщо дзвінок приймає один співробітник, а для роботи з клієнтом потрібен інший менеджер, переадресація відбувається в один клік. До автоматизації співробітник, який приймав дзвінок, повідомляв клієнту, що йому передзвонять. А сам писав потрібному менеджеру текст із усіма даними телефонуючого та інформацією, що з ним необхідно зв'язатися. Зараз зателефонувати клієнту можна з будь-якої форми програмного продукту. На цьому заощаджується час менеджера на обробку замовлення.

Сайт компанії Virtuality Club інтегрований з «1С: УНФ» та сервісом аналітики. Це дозволяє в спеціальному полі бачити, з якого рекламного каналу прийшов клієнт, яке замовлення він зробив, коли зробив оплату і який від нього прибуток компанії.

Усі заявки, що надходять через сайт компанії, автоматично вивантажуються до програми у вигляді розділу «Події». Вручну вносити інформацію про заявку більше не потрібно. Дані про ім'я клієнта, його телефон та електронну пошту зберігаються в розділі «Контрагент».

Завдяки автоматизації співробітники тепер витрачають менше часу на прийом та обробку кожного замовлення. За той же робочий час, що раніше, вони встигають попрацювати з великою кількістю клієнтів

Ця обставина в сукупності з кращим процесом обробки замовлень призвела і до зростання продажів, хоча це не було кінцевою метою автоматизації.

"Налагодилися бізнес-процеси, збільшився обсяг продажів, спростилася аналітика і звітність - при цьому за рахунок автоматизації ніхто навіть не відчув більше завантаження і ми не стали збільшувати штат", - зазначає Максим Вергазов.

Наразі автоматизовано роботу у двох офісах. У найближчому майбутньому за цією ж схемою буде налагоджено роботу і в інших відділеннях.

Закупівлі сировини, матеріалів, устаткування тих чи інших обсягах виконують все підприємства. У торгово-виробничих компаніях це є частиною основного бізнес-процесу. В інших, наприклад, ІТ-компаніях, управління закупівлями - це сервісний бізнес-процес, що забезпечує. Процедури закупівель сильно від галузі до галузі – від жорстких регламентів федерального законодавства у державних установах до «живих» неформалізованих закупівельних процедур у бізнесу.

Розглянемо закупівельні процедури з погляду автоматизації, що застосовуються для цього рішень та існуючих обмежень. Виділимо основні етапи закупівель та можливості автоматизації кожного з них.

ІС у сфері закупівель

Можна умовно виділити такі групи інструментів автоматизації, які у різних компаніях:

Державні компанії

Закупівельні процедури державних підприємств регламентують закон №44-ФЗ «Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб» та закон №223-ФЗ «Про закупівлю товарів, робіт, послуг окремими видами юридичних осіб».

Існує кілька перевірених ІТ-систем, які дозволяють виконувати закупівлі відповідно до вимог законодавства. Таке спеціалізоване ПЗ включає не лише облікові системи підприємства, а й інтеграцію з централізованими торговими майданчиками або окремий додаток подібного торгового майданчика. Часто такі рішення розробляються всередині установи чи спеціалізовано одним із інтеграторів.

Великі комерційні компанії

Багато компаній, що належать до сегменту великого бізнесу, потрапляють під регламенти 223-ФЗ про закупівлю, але реалізують їх з іншої позиції з огляду на свою комерційну спрямованість. Насамперед йдеться про держкорпорації. Робота з регламентним виконанням бізнес-процесу без автоматизації всього ланцюжка робіт поширена у великих компаніях.

Тим не менш, у сфері великого бізнесу зародилися та використовуються спеціалізовані для автоматизації закупівельної діяльності системи та підсистеми. Це рішення класу SRM (Supplier Relationship Management) та аналогічні за функціоналом модулі великих ERP. На великих обсягах даних особливо важливими є контроль помилок персоналу та прив'язка даних до об'єктів облікової системи для формування ефективної аналітики.

У великому бізнесі все частіше зустрічаються окремі контури, що автоматизуються за допомогою гнучких підходів BPM і WorkFlow-підсистем. Як приклад можна навести бізнес-процес організації та проведення тендерів, змодельований та автоматизований за допомогою ELMA BPM для російської нафтовидобувної компанії. Проведення тендеру – лише частина більшого бізнес-процесу закупівель. Проте, як видно з прикладу, у конкретній нафтовій компанії це досить значний і складний процес.

На зображенні представлено візуалізацію процесу проведення тендерів – порядок дій, учасники процесу. Це перший крок до подальшої автоматизації бізнес-процесу з додаванням генерації документів, передачі даних до ERP-системи, інтеграції з CRM тощо.

Наступний приклад – бізнес-процес проведення закупівлі у нафтовій компанії, вже автоматизований у системі ELMA BPM. Кожен синій блок на схемі є ще одним процесом.

Карта бізнес-процесу закупівель, автоматизованого в ELMA BPM

Детальніше про автоматизацію закупівель за допомогою BPMS поговоримо на прикладі середнього та малого бізнесу.

Середні та малі компанії

На підприємствах високого ешелону найчастіше використовуються самі рішення, що у великому бізнесі – серйозні кастомізовані модулі ERP, окремі інтегровані рішення. У зовсім малому бізнесі про автоматизацію зазвичай не думають, тому що вартість спеціалізованих рішень не дає реальної вигоди від застосування.

У середньому та мало-середньому бізнесі на автоматизацію закупівель дивляться з нового боку – з боку створення рішень на базі платформ. Найчастіше це:

ECM – для формування, погодження та зберігання закупівельної документації;

Фінансові та облікові системи – для планування сум та об'єктів закупівлі;

CRM – для підтримки контактів із учасниками закупівель;

BPM – для автоматизації окремих етапів або всього процесу закупівельної процедури, включаючи підготовку, проведення та контроль закупівлі.

У цьому середовищі ефективне застосування BPM-систем управління бізнес-процесами. На універсальній платформі можна швидко вибудовувати та змінювати контури підготовки, проведення та контролю закупівлі. При такому рішенні весь процес закупівлі виконується та контролюється в рамках однієї системи, його можна швидко змінювати та доповнювати, що різко знижує витрати на впровадження.

Етапи закупівельної процедури

Незважаючи на всю різноманітність закупівельної діяльності в середньому бізнесі, в ході автоматизації консультанти виділяють чотири основні блоки робіт, які називаються етапами закупівель. Умовно, кожен із прикладних WorkFlow при автоматизації закупівель відноситься до одного з цих етапів:

Формування потреби – етап появи потреби у закупівлі;

Підготовка до закупівлі – внутрішній етап роботи;

Виконання закупівлі – взаємини із контрагентами;

Контроль виконання – внутрішній аудит та фактичне забезпечення потреби, сформованої на початку процесу.

Часто кілька етапів закриваються одним процесом, інколи ж усі чотири етапи реалізуються як єдиний бізнес-процес проведення закупівлі.

Формування потреби

Етап формування потреби залежить від специфіки бізнесу. На основі практичного досвіду впровадження BPM-системи ELMA в компаніях клієнтів, можна виділити кілька основних типів процесів формування потреби:

Етап підготовки закупівлі включає кілька паралельних процесів:

Сформована потреба оформляється як публічних документів і чітко детермінується. Оформлюються технічні завдання, специфікації, плани та інші документи, що на наступному етапі передаються контрагентам.

Здійснюється бюджетування - віднесення до певних статей або внесення зміни до фінансових планів.

У разі закупівлі у форматі запиту пропозицій проводиться пошук і первинна оцінка потенційних постачальників.

Збираються та узгоджуються пакети документів для проведення закупівлі.

Призначаються відповідальні виконання закупівельних процедур, проведених наступному етапі.

Виконання закупівлі

Основна частина, яка зазвичай називається «проведення закупівельної процедури» – це третій етап, виконання закупівлі.

Цей процес зазвичай найбільш точно і повно описується консультантами, автоматизується в різних системах і складається з декількох основних блоків, завдання автоматизації яких зрозумілі і прозорі.

Закупівля готується. Зафіксовані раніше відповідальні формують із документів конкурсні пакети чи інші набори даних.

Конкурсна документація публікується на майданчику або надсилається учасникам запитів пропозицій. Набір дій цьому етапі залежить від типу закупівельної процедури. Наприклад, деякі регламенти вимагають публікації даних про закупівлю у профільних ЗМІ чи формального оповіщення контролюючих органів.

На наступному етапі відповідальні за закупівлю приймають заявки та пропозиції учасників. У багатьох компаніях це пакети документів, але все частіше заявки надходять в електронному вигляді.

Більшість закупівельних процедур передбачають комунікацію співробітників підприємства та учасників конкурсу. Представники запитують додаткову інформацію та роз'яснення, запитують документи під час перевірки надійності. Частиною даного етапу вважатимуться і оголошення уторговування як черговий раунд вибору.

Фіналом процедури є вибір постачальника. Зазвичай це досить складний процес, що включає збирання висновків від експертів, організацію засідання закупівельної комісії та протоколювання рішення цієї комісії, фінальне підписання документів.

Переходом на наступний етап – виконання закупівлі – є різні сервісні, часто інтеграційні процеси. Інформація про обраного постачальника, план поставок та оплат передається до відповідних підрозділів та систем по різних каналах.

Фіналом будь-якої процедури є вибір постачальника. Зазвичай, це досить складний процес. Він включає збирання висновків від експертів, організацію засідання закупівельної комісії та протоколювання її рішення, фінальне підписання документів.

Як можна побачити, закупівельна процедура сильно детермінована та легко автоматизується. Багато підпроцесів мають досить високий рівень зрілості – вони як мінімум регламентовані, а часто автоматизовані і вимірювані.

BPMS при автоматизації основної закупівельної процедури стає недостатнім компонентом, дозволяючи вийти на керованість всієї мережі бізнес-процесів. Вона надає інструменти не тільки швидкого виконання та моніторингу, а й цільового управління змінами.

Контроль виконання

Це прикордонний етап. Блок процесів виконання контракту не коректно включати до контуру закупівель – тут точка управління передається профільним системам, ERP або іншим обліковим контурам, а роль департаменту закупівель зводиться до коректної передачі інформації, супроводження проведеної закупівлі та аналітики. Прикладом такої аналітики може бути формування реєстру постійних або, навпаки, неблагонадійних постачальників.

Які процеси контролюються у закупівлях на етапі виконання?

Укладання договору;

Оплата рахунків;

Документальне підтвердження постачання;

Контроль якості виконання.

Бізнесу важливо контролювати і результати закупівель, і процес. Показники ефективності закупівлі – тема для окремої великої статті. Як приклад можна виділити три цілком класичні напрямки, за якими збирають аналітику підприємства, що використовують ELMA BPM для автоматизації закупівель:

Строки виконання завдань кожному етапі процесу – з погляду підприємства міста і конкретного виконавця;

Фіксація фактів реального світу – документи та проведення;

Витрати на проведення закупівельних процедур та ефективність витрачання коштів.

Ми розглянули можливості автоматизації багаторівневого процесу закупівель та окремих підпроцесів, що входять до його складу. Більш детально тему автоматизації закупівельних процедур за допомогою BPMS було розкрито у рамках конференції «Бізнес-процеси, зрозумілі бізнесу». Доповідачі наводять багато прикладів бізнес-процесів з реальної практики ELMA, а також показують, як виглядають інтерфейси системи, в яких працюють учасники закупівельних процедур.

Якщо ви ведете свій бізнес, напевно знаєте, як багато залежить від успішного планування закупівлі товару. Тут і своєчасне постачання продукції, і дотримання часу виконання замовлень і плану по собівартості, і навіть якість виробленого продукту.

Багато бізнесменів складають план, орієнтуючись на дані поширеного софту 1С: Управління торгівлею та розширення «Помічник закупівель». Це розширення підходить для більшості програм 1С.

Основні можливості автоматизації закупівель

Менеджери отримують інформацію, що стосується постачання, щоб ефективно купувати товари і правильно розраховувати для цього час. Так виходить максимально ефективна взаємодія з компаніями-постачальниками та зниження витрат.

Автоматизація складання плану у програмі 1С стосується двох параметрів:

1. операційні запаси – у цій категорії прописано всю операційну діяльність фірми;
2. страхові запаси - тут реєструється запас, сформований для захисту від непередбачених ситуацій: непередбачувана поведінка покупця, зрив часу постачання продукції

Планування операційних запасів здійснюється виходячи з потреб фірми: у продукції, яка буде вироблятися, та вже наявні потреби фірми. Складається календарний план придбань. За його даними, приймається рішення про відправку постачальникам заявок.

Складається прогноз закупівель (укрупнений), уточнюється план виробництва. З цього створюється уточнений план закупівель. Софт використовує дані обліку ТМЦ фірми.

Розрахунок потреби у закупівлі товару здійснюється за даними про вільні залишки на складі підприємства та необхідний обсяг страхових запасів після виконання виробничої програми. Таким чином можна автоматизувати управління та планування закупівель.

Планування страхових запасів іде за допомогою планування за точкою замовлення. Вона є певним рівнем, нижче якого запаси опускатися не повинні. Цей механізм потрібен контролю моменту створення замовлень постачальникам і визначення обсягу цього заказа. Для кожного найменування точка та розмір запасу можуть бути визначені окремо. Використовуються із метою різні механізми розрахунку: по середньому розміру партії виду товару, по оптимальному розміру, фіксоване значення.

До списку можливостей, наданих програмою 1С, входять:

• планування закупівель у 1С на підставі планів виробництва та продажу, невиконаних та внутрішніх замовлень;
• оформлення замовлень та контроль за виконанням;
• генерація графіків поставок та оплати;
• менеджмент по точці замовлення - як тільки запаси досягають певного рівня, починає формуватися замовлення;
• прийом товару підтримується за різними схемами, включаючи прийом на реалізацію та отримання сировини;
• аналіз складу, виробництва, їх потреб у матеріалах, продукції, товарі;
• аналіз додаткових умов, що включають договори з фіксованими товарними позиціями, строками та обсягами;
• прогноз рівня запасів на складах, резерву товарно-матеріальних цінностей, планування покупок з урахуванням даних;
• складання списку постачальників та їх добір за декількома критеріями: репутація, історія поставок та параметри терміновості, територіальна ознака;
• автоматичне формування для обраних за попереднім пунктом постачальників замовлення.

План закупівель у програмі 1С: Управління торгівлею (версія 8.3) складається за даними про продаж за минулий місяць за тим чи іншим складом та групою найменувань товару. Замовлення формуються з заздалегідь складеного плану закупівель. Також програма може допомогти, сформувавши план продажу на підставі даних за попередній місяць, збільшити показник на 10 відсотків.

Планування закупівель

Програма містить систему прогнозування комерційної діяльності підприємства. Вона оснащена інструментами, що автоматизують складання планів. Це дозволяє не потрапити в такі ситуації, як простий апаратури та відсутність роботи у фахівців компанії. Запаси на складах простіше підтримати на оптимальному рівні. Виконання замовлень займатиме менше часу. Загалом це покращить показники підприємства. Якщо вміло поводитися з інструментами цього софту, можна досить точно спланувати обсяги купівлі та продажу.

У розділі є:

• схема продажів за категоріями: з допомогою цього інструменту створюється укрупнений план продажів, виражений у кількості, з поділом за різновидами товару;
• за номенклатурою: складається уточнений план обсягів продажу у кількості та сумі план закупівель складається за попередніми двома;
• довідник за сценаріями планування, де можна змінити параметри та періодичність;
• довідник з видів планів.

За сценарієм складаються види планування. По кожному виду розраховуються параметри, що використовуються для визначення показників. Дані за кожним показником підкріплюються джерелами.

Управління поставками та закупівлями

За це відповідає документ "Нормативи розподілу". Також використовуються сезонні коефіцієнти, призначені для уловлювання коливань попиту залежно від пори року. Це відноситься до так званих сезонних товарів, попит на які зростає у певний час року.

На основі продажів за категоріями формується такий за номенклатурами. Планування складається з урахуванням продажів. Береться до розрахунку безліч параметрів: сума, кількість, час, інше. Програма тонко налаштовується під кожен параметр, це довгий процес, але потім у вас буде точний план бізнесу на місяць або рік.

Формування замовлень за планами в 1С

Висновок

1С Управління торгівлею – складний, але ефективний інструмент складання розкладу покупок та продажу та аналізу даних минулих періодів, що допомагає складати замовлення для постачальників та формувати всі необхідні документи.

• Дядечкін Сергій Миколайович,
• Сибірський державний аерокосмічний університет імені академіка М. Ф. Решетньова

• БІЗНЕС-ПРОЦЕС
• АВТОМАТИЗАЦІЯ ПРОЦЕСУ ЗАКУПІВЕЛЬ
• ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА
• ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГИ
• ПРОЦЕС ЗАКУПІВАННЯ
• УПРАВЛІННЯ ЗАКУПІВЕЛЬНИКАМИ

У цій статті розглянуто завдання, можливі засоби, модулі автоматизації та опис процесу автоматизації закупівельної діяльності.

• Роль інформаційних ресурсів на етапі розвитку економіки
• Корпоративні інформаційні системи як методи успішного керівництва підприємством
• Система інформаційного забезпечення у фінансовому менеджменті
• Алгоритми обробки знань в експертних системах для економічних процесів

Будь-яка компанія, що розвивається, у своєму роді індивідуальна. Індивідуальність організації проявляється у її діяльності. У будь-якій компанії виникає питання автоматизації бізнесу. У зв'язку з цим на ранку ІТ існує безліч ІС, що дозволяють автоматизувати будь-який бізнес.

В наш час стає все більш популярним напрямок автоматизації процесу закупівель. Цей процес забезпечує такі важливі функції, як, збір та обробку інформації щодо закупівлі необхідних ресурсів. Дозволяє створювати оптимальний план закупівель, документальну підтримку (підготовка тендерних документів та договорів), а також узгодження обсягів партій та строки її постачання.

Автоматизація процесу закупівель - діяльність щодо підвищення ефективності роботи закупівельників та керівників департаменту закупівель, маркетингових та сервісних підрозділів з використанням спеціальної програми дозволяє власнику чи керівнику своєчасно та якісно аналізувати продажі, планувати закупівельну діяльність та контролювати виконання планових показників.

Перш ніж запровадити автоматизовану систему необхідно переконатися, що система повністю відповідає організаційному обліку у цій організації.

З боку інформаційної логістики значної ролі грає автоматизація управління закупівельної діяльності для підприємства. Для ефективного управління закупівельною діяльністю необхідне безперебійне надходження, своєчасність та коректність інформації.

Процес автоматизації закупівель вирішує такі задачи:

1. Перевірка залишку товару складі. За наявності на складі малого обсягу товару автоматично формується заявка на придбання необхідних матеріалів;
2. Упорядкування оптимального плану закупівель товарів в постачальників. проводити аналіз необхідного товару за всіма критеріями;
3. Формалізація процесу закупівель;
4. Зниження ймовірності помилок, які здійснюються співробітниками;
5. Зниження витрат та часу на закупівлю необхідних товарів.

Автоматизувати процес закупівлі можна з використанням:

1. Електронні форми заявок, що складаються з різних підказок, що скорочують ймовірність помилки на етапі замовлення товарів;
2. Формалізації руху заявки, її затвердження та оповіщення;
3. Створення звітності.

У систему автоматизованого процесу закупівлі повинні входити такі компоненти:

1. Управління закупівлями дозволяє збирати заявки на закупівлі необхідних товарів, автоматично створювати заявку залежно від залишків на складі та віддаючи пріоритет важливим заявкам. Даний модуль дозволяє перевіряти кошти та бюджетні ліміти, створювати графіки закупівель, вибрати оптимального постачальника, та надає можливість контролювати та переглядати процес закупівель.
2. Управління тендерними закупівлями дозволяє розміщувати інформацію про проведення тендеру в інтернеті або оповіщати постачальників про проведення тендеру електронною поштою. Він дає можливість збирати необхідні документи від постачальників та статистичні дані щодо проведених тендерів, а також аналізувати їх.
3. Звітний блок може створювати звіти: на запит, у ручному режимі, автоматичному та за розкладом. Інформація у звітно-аналітичному блоці може бути представлена ​​за будь-яким спектром та у будь-якому форматі: спискових форм, календарно-мережевих діаграм.
4. Спостережний блок включає: збір інформації з різних джерел, введення даних в ІВ, перевірка стандартам, розрахунок витрат і відстеження різних змін.

Нижче описано автоматизований процес закупівлі товару.

Малюнок 1. Процес автоматизації закупівель.

1. Заявка на придбання необхідного товару формується автоматично. Інформація з БД потрапляє до ІС. У свою чергу ІС аналізує наявність товару на складі, при виявленні малих обсягів автоматично формує заявку на придбання товару за найкращим співвідношенням ціни, якості та терміну придатності товару.
2. При необхідності можна сформувати заявку в ручному режимі ІС.
3. Начальник відділу закупівель перевіряє заявку та надсилає її постачальнику.
4. Постачальник надсилає рахунок у бухгалтерію на оплату товару.
5. Бухгалтерія переказує кошти постачальнику.
6. Постачальник надсилає товар покупцю.
7. Товар потрапляє складу. Зі сладу інформація відправляється до БД та до відділу закупівель.

Автоматизація процесів закупівель на будь-якому сучасному підприємстві є важливим етапом розвитку. Цей етап дозволяє підприємству оптимізувати своєї діяльності, а результаті заощадити кошти і час. Для сучасного та мотивованого у своєму розвитку підприємства використання системи описаної вище є неминучим фактором.

Список литературы

1. Демінг У.Е. Нова економіка – К.: Ексмо, 2012. – С. 303-400.
2. Малявко К.В. Удосконалення бізнес-процесів малих та середніх підприємств за допомогою ERP-систем // Вісник Північно-Кавказького державного технічного університету. Серія "Економіка". – 2010. – № 1 (22). – С. 157-161.
3. Нив Г.Р. Принципи побудови сталого бізнесу. - М: Бізнес Букс, 2011. - С. 59-187.
4. Кукарцев В. В., Шеенок Д. А. Оцінка витрат на модернізацію програмного забезпечення критичних за надійністю систем. / Вісник Сибірського державного аерокосмічного університету ім. акад. М. Ф. Решетньова (Красноярськ) 2012 р. - З 2-3.